Par Landry Adjai et Thibault Assokou  (VaxTrac Superviseur et Technicien  Terrain PAS)

Dans la nuit du 23 au 24 Décembre 2015 à 3h du matin, le service de vaccination du CS Sèmè-Kpodji a pris feu suite à un court-circuit.

Sèmè-Kpodji est un des CS de la zone sanitaire P.A.S situé dans la Commune de Sèmè-Kpodji  qui a vu son service de vaccination partir en fumée. C’est l’un des CS qui vaccine et enregistre beaucoup d’enfants. Rien n’a été récupéré suite à cet incendie (les registres de pointage, les cartes infantiles, et les vaccins) outre la tablette qui est restée dans le bureau du Responsable PEV. Tous les accessoires notamment le scanner, le chargeur, le convertisseur, le multiport, les codes QR, le guide d’utilisateur, le sac VaxTrac et la rallonge VaxTrac sont brûlés.

Par ailleurs, l’intervention des autorités sanitaires a permis de reprendre la séance de vaccination dès le Jeudi 31.12.2015. Du coup, VaxTrac s’est dépêchée pour redoter le CS les accessoires brûlés afin de permettre l’utilisation de l’outil VaxTrac.

Aujourd’hui, grâce aux efforts de l’équipe de vaccination qui n’a jamais manqué d’enregistrer tous les enfants vaccinés,  le CS de Sèmè-Kpodji reconstitue d’ores et déjà les supports papiers à partir de la base de données de VaxTrac.

Benin-mothers

Comment se fait réellement le passage des dossiers de l’outil VaxTrac à la reconstitution des cartes infantiles ? Et quelle est l’importance de l’outil VaxTrac dans le service de vaccination à Sèmè-Kpodji?

L’équipe VaxTrac de la zone sanitaire PAS s’est rapprochée de certains  responsables de la santé pour recueillir des informations à ce sujet :

Médecin-Coordonateur de la zone sanitaire PAS, Dr KOHOUN Rodrigue

Médecin-Coordonateur de la zone sanitaire PAS, Dr KOHOUN Rodrigue

Equipe VT : Bonsoir M. le Coordonateur de la zone PAS. A propos de l’incendie qui a eu lieu au service de vaccination du CS Sèmè-Kpodji, voudriez-vous nous dire comment avez-vous eu l’information et quelle  a été votre réaction?

MC-PAS : j’ai reçu l’information du Médecin-Chef de Sèmè-Kpodji vers 4h du matin. Aussitôt, j’ai appelé la SBEE et les Sapeurs pompiers qui n’ont pas répondu. Seule, la Brigade de Sèmè-Kpodji a dépêché ses éléments avec l’aide des habitants pour éteindre le feu.

Equipe VT : Dites-nous Coordonateur, les mesures prises suite à cet incendie ?

MC-PAS : depuis le 31.12.2015, les mesures ont été prises pour doter le CS de frigos. Cependant, les RDV ont été reportés pendant une semaine.

Equipe VT : Coordonateur, quel regard portez-vous sur le système VaxTrac suite à cet incendie ?

MC-PAS : Heureusement qu’il y a VaxTrac pour générer les dossiers. Si tout le système sanitaire peut  être informatisé, ce serait bien. De ce point de vue, VaxTrac est merveilleuse et je trouve que vous êtes excellents de part la qualité de vos interventions.

Equipe VT : quelle est votre vision pour la zone sanitaire PAS aujourd’hui ?

MC-PAS : je rêve informatiser toutes les données de la zone sanitaire afin qu’elle répondre à la zone la plus modèle, la plus performante, une zone d’apprentissage pour toute personne désireuse.

Responsable PEV Communal de Sèmè-Kpodji, TOHO Rémy assisté de Mme Suzana PEROJO Rivero et de quelques mamans rétablissant les cartes de vaccination brulées.

Responsable PEV Communal de Sèmè-Kpodji, TOHO Rémy assisté de Mme Suzana PEROJO Rivero et de quelques mamans rétablissant les cartes de vaccination brulées.

Equipe VT : Bonjour M. le Responsable PEV. Suite à l’incendie survenu qui a ravagé tout le matériel de vaccination, comment organisez-vous actuellement le service de vaccination ?

R/PEV : Comme vous l’aurez constaté, mes collègues et moi sommes assistés par quelques mamans volontaires qui nous aident à remplir les nouvelles cartes infantiles. Après avoir scanné l’ancien code QR et validé les antigènes auxquels l’enfant est éligible, nous remplaçons l’ancien code QR de l’enfant. Il n’y a que deux mamans qui sont venues sans les carnets de vaccination de leurs enfants. Dans ce cas, la recherche démographique et par empreintes digitales ont été très utiles pour retrouver le dossier des enfants. Avant de libérer les mamans, nous leur donnons la date du prochain RDV à partir de l’outil VaxTrac que nous écrivons sur les cartes infantiles rétablies.

Equipe VT : Pouvez-vous nous parler des mamans qui sont attendues ou qui ont raté leur RDV ?

R/PEV : vu que nous n’avons plus aucune ancienne carte infantile, nous utilisons la liste des rappels de l’outil VaxTrac pour appeler ces mamans. Heureusement que cette option est fonctionnelle. C’est VaxTrac qui nous sauve.


 

“Fire in Sèmè-Kpodji Health Center: The VaxTrac tool comes to the rescue to re-establish lost vaccination cards”
By Landry Adjai and Thibault Assokou (VaxTrac Supervisor and Technician, Zone PAS)

Early in the morning December 24, 2015 at 3am, the Sèmè-Kpodji clinic caught fire due to a short circuit.

Sèmè-Kpodji clinic, located in the Sèmè-Kpodji commune and part of the health zone of P.A.S., recently saw its facility where immunization services take place, go up in smoke. This is one of the clinics that vaccinates many children. Nothing was recovered after the fire (clinic vaccination records, infant vaccine cards, and vaccines) except for the VaxTrac tablet that remained [offsite] in the office of the EPI Director. All accessories including the scanner, charger, converter, multiport, QR codes, user guide, VaxTrac bag and VaxTrac extension were destroyed.

However, the quick intervention of the health authorities allowed the center to resume immunization sessions on Thursday, December 31st, so the VaxTrac team rushed to replace the lost accessories to allow the use of the VaxTrac tool [during the next session].

Today, thanks to vaccination team’s ongoing efforts to register all children vaccinated in their center [with their tablet], Sèmè-Kpodji is already restoring its paper records using the VaxTrac database.

Benin-mothers

How is using the VaxTrac tool for the recreation of infant vaccine cards really working? And what is the importance of the VaxTrac tool in the vaccination services at Sèmè-Kpodji?

The VaxTrac PAS team approached some health officials to gather information:

Medical Coordinator of the PAS health zone, Dr Rodrigue KOHOUN

Medical Coordinator of the PAS health zone, Dr Rodrigue KOHOUN

VT Team: Good evening Mr. Coordinator of the PAS zone. About the fire that occurred at Sèmè-Kpodji, how did you get the information and what was your reaction?

MC-NO: I received the information from the Chief Physician Sèmè-Kpodji around 4am. Immediately, I called SBEE (National Electrical Services) and the fire brigade who did not respond. Only the local fire brigade dispatched its team and with the help of the local residents, were able to extinguish the fire.

VT Team: Tell us coordinator, what measures were taken following the fire?

MC-PAS: From December 31st, measures have been taken to provide new fridges for the health center. However, the delivery was postponed for a week.

VT Team: Coordinator, what is your view on the VaxTrac system following the fire?

MC-NO: Fortunately there was VaxTrac to generate the records. If the whole health system can be digital, that would be good. From this point of view, VaxTrac is wonderful and I find the quality of your interventions to be excellent.

VT Team: What is your vision for the health zone PAS today?

MC-NO: I dream of digitizing all the data from the health zone so that we can become a model and high performing zone, and one that will be a good example for others to learn from.

EPI Manager for the commune of Sèmè-Kpodji, TOHO Rémy assisted by Ms. Suzana PEROJO Rivero and some moms restoring vaccination cards lost in the fire.

EPI Manager for the commune of Sèmè-Kpodji, TOHO Rémy assisted by Ms. Suzana PEROJO Rivero and some moms restoring vaccination cards lost in the fire.

VT Team: Hello Mr. EPI Manager. Following the fire that destroyed all the vaccination materials, how are you managing to organize immunization services?

R / PEV: As you have noticed, my colleagues and I are assisted by some volunteer moms who are helping us complete new records for the children. After scanning the old QR code and validating the antigens for which the child is eligible, we replace the old QR code [with a new one]. There were only two moms who came without vaccination cards for their children. In this case [with no QR code], demographic search and fingerprints were very helpful to find the child record. Before releasing moms, we’re giving them the date of the next appointment from the VaxTrac tool and we write this date in the new restored cards.

VT Team: Can you talk about the moms who are expected or who missed their appointment?

R / EPI: Since we do not have any of the old cards, we use the callback list from the VaxTrac tool to call these moms. Fortunately, we have this option. It’s VaxTrac that’s saving us.